В соответствии со ст. 169 ТК РФ при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:
― расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);
― расходы по обустройству на новом месте жительства.
При этом Минфин не раз высказывал мнение, что обязанность по возмещению расходов на переезд установлена в ст. 169 ТК РФ только для случаев, когда работник по согласованию с работодателем переезжает с одного места работы, в котором он выполнял свои трудовые обязанности, на другое место работы вместе с этим же работодателем, ― Письма Минфина РФ от 30.06.2014 № 03-04-06/31385, от 23.11.2011 № 03-03-06/1/773, от 23.07.2009 № 03-03-05/138.
То есть для применения ст. 169 ТК РФ на момент переезда на работу в другую местность человек должен состоять в трудовых отношениях с тем же работодателем, по соглашению с которым происходит его переезд с одного места работы на другое, расположенное в иной местности.
А если, как в данном случае, работодатель принимает на работу специалиста, проживающего в другом регионе, и возмещает только что принятому работнику его расходы на переезд к новому месту работы или осуществляет иные подобные выплаты стимулирующего характера, то под действие ст. 169 ТК РФ такие выплаты не подпадают, а значит, должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами.
Такого рода выплаты можно квалифицировать как материальную помощь, не связанную с производственными результатами. В соответствии с п. 23 ст. 270 НК РФ расходы в виде сумм материальной помощи работникам не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Вместе с тем, как отмечено в упомянутых письмах Минфина РФ, затраты по возмещению работнику расходов по переезду к месту работы организация вправе учесть в целях налогообложения на основании пп. 25 ст. 255 НК РФ при условии, что такие выплаты предусмотрены трудовым или коллективным договором.
То есть с принимаемым на работу сотрудником можно заблаговременно заключить трудовой договор и в нём же предусмотреть выплату единовременной компенсации переезда работника к новому месту работы. Тогда расходы можно будет учесть для целей налогообложения по пп. 25 ст. 255 НК РФ как выплаты, произведённые в пользу работника и предусмотренные трудовым или коллективным договором.