На счете учета 83 «Добавочный капитал» числятся остатки, которые были сформированы еще в 90-х годах. Документы, подтверждающие эти остатки, отсутствуют, аналитический учет не организован? Что делать?

На счете учета 83 «Добавочный капитал» числятся остатки, которые были сформированы еще в 90-х годах. Документы, подтверждающие эти остатки, отсутствуют, аналитический учет не организован? Что делать?

Ответ АКФ ПромСтройФинанс:

Достаточно распространенными нарушениями при проведении аудита добавочного капитала являются:
1)    отсутствие пообъектного аналитического учета на счете 83 «Добавочный капитал»;
2)     при выбытии основных средств относящийся к ним добавочный капитал своевременно не списывается на счет учета нераспределенной прибыли;
3)    документы, позволяющие определить размер добавочного капитала в разрезе каждого основного средства, по которому ранее была проведена переоценка, утеряны.

За 18 лет аудиторской практики нам  неоднократно приходилось сталкиваться с различными комбинациями вышеуказанных нарушений.
Отсутствие первичных документов о переоценке и, как следствие, пообъектного аналитического учета добавочного капитала может привести к искажению величины добавочного капитала, так как при выбытии объекта основных средств сумма его дооценки должна списываться с добавочного капитала общества в нераспределенную прибыль. Результатом  выявления таких нарушений (при существенности показателя) являлась модификация аудиторского заключения проверяемого предприятия.
Обращаем Ваше внимание на то, что переоценка объекта основных средств производится путем пересчета его первоначальной или текущей (восстановительной) стоимости, если данный объект переоценивался ранее, и суммы амортизации, начисленной за все время использования объекта. Сумма дооценки объекта основных средств в результате переоценки зачисляется в добавочный капитал организации. При выбытии объекта основных средств, сумма его дооценки списывается с добавочного капитала организации в нераспределенную прибыль.
Для отражения информации о добавочном капитале организации предназначен счет 83 «Добавочный капитал», учет по которому ведется таким образом, чтобы обеспечить формирование информации по источникам образования и направлениям использования средств.
Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Согласно п. 429  Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Министерством Культуры РФ 25.08.2010г. (Приказ №558), документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации должны храниться постоянно.
Наиболее частый  вопрос, который нам задают бухгалтеры проверяемых компаний: «Что делать,  если в учете предприятия числится добавочный капитал, образовавшийся из-за дооценки основных средств  без аналитической расшифровки? Из-за утраты первичных документов невозможно определить, к каким объектам он относится и в какие годы формировался. Восстановить документы первичного учета не представляется возможным».
Наиболее остро данный вопрос встает по объектам основных средств, принятым к учету до 1998 года и ранее, которые были подвергнуты обязательной в те годы переоценке.

Шаг 1

Провести инвентаризацию объектов  основных средств. Выделить объекты основных средств, стоимость которых, по мнению инвентаризационной комиссии, подвергалась  переоценке, зафиксировать результаты инвентаризации.

Шаг 2

Путем экспертной оценки (при наличии на предприятии соответствующих специалистов или силами независимого эксперта-оценщика) определить соответствующую сумму дооценки на дату последней переоценки для каждого объекта. Зафиксировать результаты такой дооценки и отразить данные в инвентарных карточках объектов и в данных аналитического учета по счету 83 «Добавочный капитал».  Если по результатам такой оценки на счете 83 будет выявлен остаток, который нельзя будет отнести к какому-либо из объектов, его следует признать ошибкой прошлых лет и списать в соответствии с нормами ПБУ 22/2010.

Если  экспертная оценка определения величины  дооценки по объекту невозможна, то  отдельные эксперты рекомендуют в учетной политике определить методику списания добавочного капитала при выбытии объектов основных средств. Например, списывать добавочный капитал  пропорционально  первоначальной  стоимости основных средств. При таком способе списания  величина сумм  дооценки по объектам  может быть сразу определена и отражена в данных аналитического учета по счету 83 и в инвентарных карточках по объектам. Если при таком распределении на счете 83 будет выявлен остаток, который нельзя будет отнести к какому-либо из объектов, его следует признать ошибкой прошлых лет и списать в соответствии с нормами ПБУ 22/2010.  При использовании данного метода  неопределенность в отношении остатка по балансовому счету 83 «Добавочный капитал» остается, и избежать  модификаций в аудиторском заключении  не удастся.

Отдельными  методологами-экспертами предлагается и другой  вариант выхода из описываемой ситуации:  из-за отсутствия первичных учетных документов и аналитической  расшифровки  сальдо по счету добавочного капитала  признать существенной ошибкой прошлых лет. Ошибку  можно отнести как неправильное применение нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету.
Для ее исправления сумма добавочного капитала должна быть списана на нераспределенную прибыль:

ДЕБЕТ 83 КРЕДИТ 84 – списан добавочный капитал по дооценкам прошлых лет, квалифицированный как существенная ошибка.

Ситуация с добавочным капиталом должна быть охарактеризована в пояснительной записке (п. 16 ПБУ 22/2010): «Из-за невозможности восстановления аналитической структуры добавочного капитала в балансе на 31 декабря текущего года скорректированы статьи добавочного капитала и нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) на 1 января текущего года (п. 12, 13 ПБУ 22/2010)».
В  отсутствии аналитики и первичных документов по учету добавочного капитала  данную статью баланса можно считать «мёртвой», так как при  таком положении дел предприятие не сможет  направить средства добавочного капитала:
—   на погашение уценки основных средств в результате переоценки;
— на увеличение нераспределенной прибыли при списании переоцененных основных средств;
— на увеличение уставного капитала фирмы.
Наличие в балансе организации «мертвого»  добавочного капитала будет всегда являться основанием для модификации аудитором аудиторского заключения по результатам проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Вывод:  в случае выявления на балансе предприятия  сумм добавочного капитала без аналитической расшифровки и в отсутствии первичных учетных   документов, рекомендовать  проверяемым предприятиям воспользоваться услугами независимого эксперта-оценщика и восстановить аналитический учет по счету 83 «Добавочный капитал» или списать всю сумму добавочного капитала как существенную ошибку прошлых лет на нераспределенную прибыль в соответствии с нормами ПБУ 22/2010.